MWST - Info 16 Buchführung und Rechnungsstellung

Auszug aus MWST-Info 16 Buchführung und Rechnungsstellung (für offizielle Version bitte auf Link klicken)
 

Inhalt

  1. 1 (1) Buchführung
    1. 1.1 (1.1) Allgemeines
    2. 1.2 (1.2) Allgemeine Pflicht zur Buchführung nach OR
    3. 1.3 (1.3) Aufzeichnungspflicht
    4. 1.4 (1.4) Folgen mangelhaft geführter Buchhaltung
    5. 1.5 (1.5) Prüfspur
    6. 1.6 (1.6) Aufbewahrung
      1. 1.6.1 (1.6.1) Aufbewahrungsart 
      2. 1.6.2 (1.6.2) Aufbewahrungsdauer
    7. 1.7 (1.7) Die Behandlung der MWST in der Buchhaltung
    8. 1.8 (1.8) Abrechnungsart
    9. 1.9 (1.9) Abrechnungsmethoden
      1. 1.9.1 (1.9.1) Effektive Abrechnung
      2. 1.9.2 (1.9.2) Abrechnung mit der Saldo- oder Pauschalsteuersatzmethode
    10. 1.10 (1.10) Vorlage von Belegen und Ermöglichung der Steuerkontrolle
  2. 2 (2) Rechnungsstellung
    1. 2.1 (2.1) Rechnung (Begriff)
    2. 2.2 (2.2) Form und Inhalt der Rechnungen
    3. 2.3 (2.3) Weitere Ausführungen zu den Rechnungsanforderungen 
    4. 2.4  (2.4) Beispiele von Rechnungen und Kassenquittungen
      1. 2.4.1 (2.4.1) Rechnungen mit nur einem Steuersatz
      2. 2.4.2 (2.4.2) Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen
      3. 2.4.3 (2.4.3) Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen und Nebenkosten
      4. 2.4.4 (2.4.4) Verrechnungsgeschäfte
      5. 2.4.5 (2.4.5) Rechnungen in ausländischer Währung
    5. 2.5  (2.5) Elektronische Rechnung (E-Rechnung)
    6. 2.6 (2.6) Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis (Art. 27 MWSTG)
  3. 3 Anhang I: MWST-Checkliste am Ende des Geschäftsjahres
  4. 4 Anhang II: Umsatzabstimmung über das Geschäftsjahr 1. Januar bis 31. Dezember 2010 - Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten / verbuchung netto. 
  5. 5 Anhang III: Umsatzabstimmung über das geschäftsjahr 1. Januar bis 31. Dezember 2010 - Abrechnung nach vereinbarten Entgelten / Verbuchung brutto
  6. 6  (4) Anhang: Neues Rechnungslegungsrecht; „Vereinfachte/eingeschränkte“ Buchführung und die MWST
    1. 6.1  (4.1) Allgemeines zur „vereinfachten/eingeschränkten“ Buchführung anhand einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung (inkl. Angabe der Vermögenslage)
      1. 6.1.1 (4.1.1) Einleitung
      2. 6.1.2 (4.1.2) Rechtliche Grundlage (Art. 957 OR)
      3. 6.1.3 (4.1.3) Definition „Umsatzerlös“
      4. 6.1.4 (4.1.4) Kleinstunternehmen im Sinne von Artikel 957 Absatz 2 OR
    2. 6.2  (4.2) Einnahmen- und Ausgabenrechnung
      1. 6.2.1 (4.2.1) Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 1 - 5 OR)
      2. 6.2.2 (4.2.2) Aufbau einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung
      3. 6.2.3 (4.2.3) Nachweis Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR) beziehungsweise Geschäftsvermögen zu Beginn und am Ende einer Steuerperiode (Art. 128 Abs. 1 Bst. b MWSTV)
    3. 6.3  (4.3) Geschäftsbücherverordnung und Buchungsbelege
      1. 6.3.1 (4.3.1) Geschäftsbücherverordnung
      2. 6.3.2 (4.3.2) Buchungsbelege im Sinne von Artikel 957a Absatz 3 OR
    4. 6.4  (4.4) Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege (Art. 958f OR)
 

(1) Buchführung

(1.1) Allgemeines

Die nachfolgenden Hinweise dienen dazu, die buchmässige Erfassung der MWST zu erleichtern. Eine formell und materiell ordnungsgemäss geführte Buchhaltung ist eine wichtige Voraussetzung für die korrekte Erfassung der MWST. Die MWST erfordert eine gewisse Anpassung der Buchführung an die Besonderheiten dieser Steuer. In den meisten Fällen dürfte die Schaffung zusätzlicher Konten oder Codes für die MWST sowie eine Anpassung bestehender Journale oder Hilfsbücher genügen.
 
Für Geschäftsbücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz gilt im Verwaltungs- und im Rechtsmittelverfahren der Grundsatz der freien Beweiswürdigung (Art. 81 Abs. 3 MWSTG). Ungeachtet der Beweismittel- freiheit gilt weiterhin der Grundsatz, dass die Beweispflicht für steuer- entlastende Tatsachen der steuerpflichtigen Person obliegt. 

(1.2) Allgemeine Pflicht zur Buchführung nach OR

    Weitere Einzelheiten zu diesem Thema können dem Anhang 4 entnommen werden.

(1.3) Aufzeichnungspflicht

Steuerpflichtige Personen, die nach OR nicht zur Führung von Geschäfts- büchern verpflichtet sind, müssen Aufstellungen über Aktiven und Passiven, Einnahmen und Ausgaben sowie Privatentnahmen und Privateinlagen erstellen (Art. 125 Abs. 2 DBG). Die Geschäftsvorfälle sind chronologisch fortlaufend aufzuzeichnen, und zwar zeitnah, d.h. zeitlich unmittelbar nach ihrer Verwirklichung und damit aktuell. Die Anforderungen an diese Aufzeichnungspflicht richten sich nach der Art und dem Umfang der selbstständigen Erwerbstätigkeit. Die steuerpflichtige Person hat die Aufzeichnungen über die Einnahmen und Ausgaben, lückenlos und wahrheitsgetreu auf nicht veränderbare Art vorzunehmen. Bei allen Einnahmen und Ausgaben sind ausser dem Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls in der Regel auch die Namen der Leistungserbringer und der Empfänger anzugeben. Bei den Ausgaben ist immer auch der Zahlungsgrund beziehungsweise Zahlungszweck anzugeben.  

(1.4) Folgen mangelhaft geführter Buchhaltung

Eine mangelhaft geführte Buchhaltung sowie das Fehlen von Abschlüssen, Unterlagen und Belegen können sich namentlich bei Steuerkontrollen nachteilig auswirken und zu einer annäherungsweisen Ermittlung der MWST durch die ESTV führen (Art. 79 MWSTG). 

(1.5) Prüfspur

Die Prüfspur in der Buchhaltung ist eine wichtige Komponente, welche die formelle Dokumentation sicherstellt. Unter einer Prüfspur versteht man die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung. Diese Prüfspur muss - auch stichprobenweise - ohne Zeitverlust jederzeit gewährleistet sein. Dabei ist nicht von Belang, ob und welche technischen Hilfsmittel zur Führung der Geschäftsbücher und Archivierung eingesetzt werden. Die Prüfspur verlangt insbesondere:
  • einen übersichtlichen Aufbau der Geschäftsbücher sowie verständliche Buchungstexte in Buchhaltungen und Journalen;
  • Belege mit Kontierungs- sowie Zahlungsvermerken;
  • eine geordnete und systematische Klassierung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege.
Auf Sammelbuchungen ist möglichst zu verzichten. Werden beispielsweise in Hauptbuchkonti nur periodisch zusammengefasste Buchungen dargestellt, ist sicherzustellen, dass die Prüfbarkeit der Sammelbeträge mittels separater Journale gewährleistet bleibt.
 
Bei nicht miteinander verbundenen Systemen ist mindestens ein gemeinsames Ordnungsmerkmal notwendig, mit dem die Prüfspur gewährleistet wird. Dabei gilt es zu beachten, dass der wahlfreie Zugriff auf alle gespeicherten Daten über Sortier- und Filterfunktionen möglich ist.
 
Bei logischer Verknüpfung der Buchungssätze mit dem elektronischen Archiv ist es eine Erleichterung, wenn alle zum Geschäftsvorfall gehörenden Belege angezeigt werden. 

(1.6) Aufbewahrung

(1.6.1) Aufbewahrungsart 

Geschäftsbücher, Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenz, die ausschliesslich in elektronischer oder vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, haben die gleiche Beweiskraft wie solche, die ohne Hilfsmittel lesbar sind. Die mit der Vernichtung des ursprünglichen Informationsträgers verbundenen Risiken trägt das aufbewahrungspflichtige Unternehmen. Die zulässigen Informationsträger sind in Artikel 9 Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) umschrieben. Ferner sind zur Gewährleistung dieser Voraussetzungen auch die Bestimmungen der Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V) zu berücksichtigen.

Die Authentizität und die Integrität elektronisch übermittelter Daten ( Ziff. 2.5) müssen bis zum Eintritt der Verjährung prüfbar bleiben. Beim Ausdruck von elektronischen Daten (Rechnungen) gehen diese Eigenschaften verloren. Die Archivierung ausschliesslich in ausgedruckter Form oder auf Mikrofiche ist deshalb nicht zulässig.

Bei Geschäftsbüchern, Buchungsbelegen und Geschäftskorrespondenz, die elektronisch aufbewahrt werden, muss eine Überprüfung der Daten während der gesamten gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsdauer möglich sein. Die Aufzeichnungen müssen jederzeit lesbar gemacht werden können. Dem Einsichtsberechtigten sind die erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung zu stellen (Art. 122 und 123 MWSTV).

    Weitere Einzelheiten zu diesem Thema können dem Anhang 4 (Ziff. 4.3 – 4.4) entnommen werden.

(1.6.2) Aufbewahrungsdauer

Die Geschäftsbücher und Belege sind geordnet nach Steuerperiode bis zum Eintritt der absoluten Verjährung der Steuerforderung mindestens aber während 10 Jahren, aufzubewahren. Die Artikel 957 und Artikel 962 OR sind anwendbar. Als Belege gelten Korrespondenzen, Bestellungen,
Lieferanten- rechnungen, Kopien der Ausgangsrechnungen, Kaufverträge, Zahlungs- belege, Kassenstreifen, Ein- und Ausfuhrveranlagungsverfügungen der EZV, Hilfsbücher, interne Belege wie Arbeitsrapporte, Werkstattkarten, Material- bezugsscheine, Zusammenstellungen für die MWST-Abrechnungen, die MWST-Abrechnungen usw.
 
Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen sind während 20 Jahren aufzubewahren (z.B. Lieferantenrechnungen, MWST-Abrechnungen, Kaufverträge usw.).E Ist nach Ablauf dieser Frist die Verjährung der Steuerforderung, auf welche sich die Unterlagen beziehen, noch nicht eingetreten, so dauert die Aufbewahrungspflicht bis zum Eintritt der Verjährung. Es empfiehlt sich daher, alle dazu notwendigen Unterlagen entsprechend aufzubewahren. Im Übrigen sind die weiteren Bestimmungen gemäss Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) zu berücksichtigen.  

(1.7) Die Behandlung der MWST in der Buchhaltung

Die MWST ist grundsätzlich Bestandteil der Entgelte für steuerbare Leistungen. Ihr kommt jedoch in der Buchhaltung der steuerpflichtigen Person der Charakter eines durchlaufenden Postens zu. Bei Abrechnung nach der effektiven Methode kann die Vorsteuer in der MWST-Abrechnung von der auf dem Umsatz geschuldeten MWST ganz oder teilweise abgezogen werden. Ein Überschuss der MWST auf dem Umsatz ist der ESTV zu entrichten. Ein Vorsteuerüberschuss wird von der ESTV zurückbezahlt oder gutgeschrieben.
 
Da die MWST buchhalterisch einen durchlaufenden Posten darstellt, empfiehlt es sich, die auf dem Umsatz geschuldete MWST auf einem separaten Konto Umsatzsteuer zu verbuchen. Die beim Einkauf an steuerpflichtige Leistungserbringer zu bezahlende oder bezahlte, abzugs- berechtigte MWST wird dann auf das Konto Vorsteuer auf Material- und Dienstleistungsaufwand oder auf das Konto Vorsteuer auf Investitionen und übrigem Betriebsaufwand erfasst.
 

Für das Vorgehen bei der Erstellung der MWST-Abrechung gibt die MWST-Info Abrechnung und Steuerentrichtung Auskunft.

 

(1.8) Abrechnungsart

 

Bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten muss das Entgelt in der Steuerabrechnung derjenigen Abrechnungsperiode deklariert werden, in der die Leistungen in Rechnung gestellt worden sind. Bei Vorauszahlungen für nicht von der Steuer befreite Leistungen muss das Entgelt in der Abrechnungsperiode deklariert werden, in welcher das Entgelt vereinnahmt worden ist. Das selbe gilt bei Leistungen ohne Rechnungsstellung
(Art. 40 Abs. 1 Bst. c MWSTG).
 
Die Vorsteuer kann in der Abrechnungsperiode, in der die steuerpflichtige Person die Rechnung erhalten hat, in Abzug gebracht werden. Massgebend für die Zuordnung der Rechnung zur entsprechenden Abrechnungsperiode ist in der Regel das Rechnungsdatum.
 
Bei der Abrechnung nach vereinnahmtem Entgelten (Bewilligung der ESTV erforderlich) entsteht die Steuerschuld in dem Moment, in dem die steuerpflichtige Person das Entgelt tatsächlich erhält. Die Vorsteuer kann in der Abrechnungsperiode, in der die steuerpflichtige Person die Rechnung bezahlt hat, geltend gemacht werden.
 
Die gewählte Abrechnungsart muss während mindestens einer Steuerperiode beibehalten werden (Art. 39 Abs. 3 MWSTG).
 

(1.9) Abrechnungsmethoden


(1.9.1) Effektive Abrechnung

 
Bei der effektiven Abrechnung empfiehlt es sich, die MWST in der Buchhaltung netto zu erfassen. Das bedeutet, dass Aufwand und Ertrag in der Buchhaltung am Ende des Buchungsvorganges ohne MWST ausgewiesen werden. Bei diesem Vorgehen wird die auf dem Umsatz geschuldete MWST auf dem Konto Umsatzsteuer und die beim Einkauf an steuerpflichtige Leistungserbringer zu bezahlende oder bezahlte, abzugsberechtigte MWST auf separaten Konten Vorsteuer verbucht.
 

Für das Vorgehen bei der Erstellung der MWST-Abrechung gibt die MWST-Info Abrechnung und Steuerentrichtung Auskunft.

 
Beispiele 
Buchungen mit dem Gegenkonto Umsatzsteuer

 
Bemerkung 
Anstelle der Begriffe Debitoren und Kreditoren werden die Bezeichnungen des Aktienrechts Forderungen aus Lieferungen und Leistungen beziehungsweise Schulden aus Lieferungen und Leistungen verwendet. 

(1.9.2) Abrechnung mit der Saldo- oder Pauschalsteuersatzmethode

Bei Abrechnung nach der Saldo- oder Pauschalsteuersatzmethode wird die MWST anhand des Bruttoumsatzes berechnet. Die geschuldete Umsatzsteuer muss daher in einer zusätzlichen Buchung erfasst werden. Wegen der Umsatzabstimmung und des Grundsatzes des Verrechnungsverbotes empfiehlt es sich, die abzuführende MWST spätestens am Ende der Abrechnungsperiode separat zu erfassen.
 

→ Mehr dazu in den MWST-Infos Saldosteuersätze und Pauschalsteuersätze und im nachfolgenden Beispiel

 

Beispiel

Das Buchhaltungsbüro X AG rechnet nach vereinnahmten Entgelten und mit der Saldosteuersatz-Methode ab. Für die Führung der Buchhaltung wird an die Y GmbH ein Honorar von 2‘690.00 Franken (inkl. CHF 190.00 MWST) in Rechnung gestellt. Der Zahlungseingang beim Buchhaltungsbüro X AG erfolgt über die Bank.




 

(1.10) Vorlage von Belegen und Ermöglichung der Steuerkontrolle

 

Zu den Aufgaben der ESTV gehört es, Steuerkontrollen durchzuführen. Die steuerpflichtige Person ist gemäss Artikel 68 Absatz 1 MWSTG verpflichtet, die ESTV dabei zu unterstützen. Dazu ist es unerlässlich der ESTV auf Verlangen alle erforderlichen Auskünfte zu erteilen, die über die Tatsachen für die Feststellung der Steuerpflicht, für die Berechnung der MWST auf dem Umsatz und für die Berechnung der Vorsteuer notwendig sind. Dies hat kostenfrei sowie nach bestem Wissen und Gewissen zu erfolgen. Im Rahmen der Steuerkontrolle ist es zudem wichtig, der ESTV die Dokumentation der Buchhaltung wie Buchungsbelege und Kontennachweise vorzulegen oder einzureichen. Daraus müssen die Tatsachen über Lieferungs-, Dienstleistungs- und Eigenverbrauchstatbestände oder über Vorsteuerbetreffnisse ersichtlich sein (Art. 128 MWSTV). Hat die ESTV eine Steuerkontrolle angekündigt, ist es hilfreich, die nachfolgend aufgeführten Unterlagen bereitzustellen:
 
  • Hauptbuchkonten;
  • Hilfs- und Nebenbücher;
  • Betriebsbuchhaltung;
  • Erfolgsrechnungen;
  • Bilanzen;
  • Revisions- und Geschäftsberichte;
  • Inventar/Aufstellungen im Umlaufvermögen, Anlagevermögen und Fremdkapital;
sowie alle anderen Aufzeichnungen, Unterlagen und Belege, die dem Nachweis der Vollständigkeit und Ordnungsmässigkeit der Geschäftsbücher dienen. Vorbehalten bleibt das gesetzlich geschützte Berufsgeheimnis.

Im Sinne einer Arbeitshilfe sind im Anhang dieser MWST-Info eine Checkliste sowie Beispiele zur Umsatzabstimmung angefügt, die für die Dokumentation herangezogen werden kann. Diese Arbeitshilfen erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
 

(2) Rechnungsstellung

 

(2.1) Rechnung (Begriff)

 
Als Rechnung im Sinne der MWST gilt jedes Dokument, mit dem gegenüber einer Drittperson über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird (Art. 3 Bst. k MWSTG). Als Rechnungen gelten deshalb beispielsweise Quittungen, Kassenzettel, Verträge und Gutschriften des Leistungserbringers, nicht aber Belastungsanzeigen für Kreditkartenzahlungen.
 

(2.2) Form und Inhalt der Rechnungen

 
Der Leistungserbringer hat dem Leistungsempfänger auf Verlangen eine Rechnung auszustellen, die sowohl den Leistungserbringer und den Leistungsempfänger als auch die Art der Leistung eindeutig identifizieren (Art. 26 MWSTG). 

Rechnungen oder anderweitige Abrechnungsbelege für steuerpflichtige Leistungsempfänger sowie für Abnehmer mit Wohn- oder Geschäftssitz im Ausland (mit Anspruch auf Vergütung der MWST) sollten in der Regel folgende Angaben enthalten:
 
a) Den Namen und Ort des Leistungserbringers, wie er im Geschäftsverkehr auftritt;
b) den Namen und Ort des Leistungsempfängers, wie er im Geschäftsverkehr auftritt;
c) Art, Gegenstand und Umfang der Leistung;
d) Die MWST-Nr., unter welcher der Leistungserbringer im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist;
e) Datum oder Zeitraum der Leistungserbringung, soweit diese nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen;
f) Das Entgelt für die Leistung;
g) Den anwendbaren Steuersatz und den vom Entgelt geschuldeten Steuerbetrag; schliesst das Entgelt die Steuer ein, so genügt die Angabe des anwendbaren Steuersatzes.
 
Beispiel 
Rechnung mit einem einzigen Steuersatz und offenem Ausweis des MWST-Betrages
 

(2.3) Weitere Ausführungen zu den Rechnungsanforderungen 

  • Leistungserbringer, Leistungsempfänger und die Art der Leistung müssen identifizierbar sein.
  • Als zulässige Namen gelten auch sog. Enseignes (z.B. Restaurant Rössli).
  • Werden Leistungen erbracht, die unterschiedlichen Steuersätzen unterliegen, ist für die MWST-Abrechnung eine Steuersatzaufteilung notwendig. Solche Leistungen sind deshalb immer gesondert auszuweisen. Ist der Leistungsempfänger nicht steuerpflichtig, genügt ein separater Steuerausweis.
  • Bei der Übertragung eines Gesamt- oder Teilvermögens mit Meldeverfahren (Art. 38 MWSTG) darf in Rechnungen (→ Ziff. 2.1) nicht auf die
    MWST hingewiesen werden. Jedoch ist auf den gleichen Belegen durch einen entsprechenden Vermerk auf das Meldeverfahren hinzuweisen.
  • Bei Anwendung der Gruppenbesteuerung dürfen gruppeninterne Transaktionen (Belege) keinen Hinweis auf die MWST tragen.
  • Wird anstelle einer Rechnung durch den Leistungserbringer eine Gutschrift durch den Leistungsempfänger ausgestellt, ist der Gutschriftsempfänger (Leistungserbringer) mit allen nötigen Angaben zu nennen. Das Aufführen der MWST-Nr. ist empfehlenswert,
    sofern der Leistungserbringer steuerpflichtig ist.

Kassenzettel für Beträge bis 400 Franken (inklusive Steuer) müssen keine Angaben über den Leistungsempfänger (Abnehmer) enthalten. Das gleiche gilt für Coupons von Registrierkassen.


 (2.4) Beispiele von Rechnungen und Kassenquittungen


(2.4.1) Rechnungen mit nur einem Steuersatz

 
Rechnung mit einem einzigen Steuersatz und offenem Ausweis des MWST-Betrages 
 
Rechnung mit nur einem Steuersatz und blosser Angabe des Steuersatzes


(2.4.2) Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen

 
In Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen empfiehlt es sich die einzelnen Fakturapositionen nach Steuersätzen zu gruppieren oder mit dem entsprechenden Steuersatz zu bezeichnen.
 
Rechnung mit einer Betragsspalte und Angabe des Steuersatzes zu jeder Position
Diese Fakturierungsart eignet sich insbesondere beim Einsatz von Computern. 

Rechnung mit einer Betragsspalte und Angabe des Steuersatzes mit Code sowie Rekapitulation mit Ausweis des MWST-Betrages 

(2.4.3) Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen und Nebenkosten

 
Die dem Kunden in Rechnung gestellten Nebenkosten (z.B. Fracht, Porto, Verpackung, Kleinmengenzuschlag) gehören zum steuerbaren Entgelt.
 
Bei Rechnungen mit verschiedenen Steuersätzen lassen sich die Nebenkosten in der Regel nicht eindeutig den einzelnen Gegenständen zuordnen. Zur Vereinfachung stehen daher folgende Aufteilungsvarianten zur Auswahl:
  • Proportionale Aufteilung der Nebenkosten anhand der fakturierten Werte;
  • Versteuerung der Nebenkosten zum Steuersatz, der in der Rechnung wertmässig überwiegt;
  • die Nebenkosten werden durchwegs zum Normalsatz versteuert.
Beispiel
Proportionale Aufteilung anhand der fakturierten Werte

(2.4.4) Verrechnungsgeschäfte

 
Bei solchen Geschäftsfällen sind beide Vertragspartner sowohl Leistungserbringer als auch Leistungsempfänger. Wenn beide steuerpflichtig sind, hat jeder seine Leistung zu versteuern.
 
Die korrekte steuerliche Behandlung lässt sich am besten erzielen, wenn für Leistung und Entgelt separate Belege erstellt werden (z.B. gegenseitige Fakturierung).
 
Beispiel a)
Beide Vertragspartner sind steuerpflichtig. 
 
Beispiel b)
Beide Vertragspartner sind steuerpflichtig.
 
Beispiel c)
Nur der Aussteller der Rechnung ist steuerpflichtig. 
 

(2.4.5) Rechnungen in ausländischer Währung

 
Wann gilt eine Rechnung als in Landeswährung beziehungsweise als in Fremdwährung ausgestellt?
 
Als Abgrenzungskriterium, ob die mehrwertsteuerlichen Regeln für Belege in Landeswährung oder für Belege in Fremdwährung anzuwenden sind, gilt grundsätzlich der Inhalt des Belegs (Rechnung, Kassenzettel, Coupons von Registrierkassen und EDV-Anlagen).
 
a) Als Belege in Landeswährung gelten
  • Belege, auf denen die einzelnen Leistungen in Landeswährung aufgeführt sind. Das Rechnungstotal ist in Landeswährung und ergänzend
    auch in Fremdwährung ausgewiesen; 
  • Belege, auf denen die einzelnen Leistungen sowohl in Landeswährung als auch in Fremdwährung (Zweikolonnen-System) angegeben sind.
b) Als Belege in Fremdwährung gelten 
  • Belege, auf denen die einzelnen Leistungen in Fremdwährung aufgeführt sind. Das Rechnungstotal ist in Fremdwährung ausgewiesen
    und kann ergänzend auch in Landeswährung angegeben sein. 
Nähere Angaben zum Umrechnungskurs können der MWST-Info Steuerbemessung und Steuersätze entnommen werden.
 

Beispiel a)

Ein Beleg, welcher als in Landeswährung ausgestellt gilt.

Hotelrechnung (in CHF und EUR im Zweikolonnen-System)

 
! Für die Berechnung der MWST sind die fett dargestellten Beträge massgebend.

 

Beispiel b)

Ein Beleg, der als in Fremdwährung ausgestellt gilt.

Coupon Registrier-Kasse

 

! Für die Berechnung der MWST sind die fett dargestellten Beträge massgebend.


 (2.5) Elektronische Rechnung (E-Rechnung)

 

Elektronisch übermittelte Daten (z.B. Rechnungen), die für den Vorsteuerabzug, die Steuererhebung oder den Steuerbezug relevant sind, stellen dann einen Beleg dar, wenn der Nachweis des Ursprungs und der Integrität erfüllt ist. Zur Gewährleistung dieser Voraussetzungen sieht die Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (ElDI-V) die digitale Signatur der übermittelten Daten vor. Die Anforderungen an elektronische Signaturen im Bereich der MWST entsprechen denen, die von fortgeschrittenen Signaturen erfüllt werden (Art. 2 EIDI-V). Beim Ausdruck von elektronischen Rechnungen gehen diese Eigenschaften verloren. Ungeachtet der Beweismittelfreiheit gilt weiterhin der Grundsatz, dass die Beweispflicht für steuerentlastende Tatsachen der steuerpflichtigen Person obliegt.

 

(2.6) Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis (Art. 27 MWSTG)

 
Wer nicht im Register der steuerpflichtigen Personen eingetragen ist oder wer das Meldeverfahren nach Artikel 38 MWSTG anwendet, darf in Rechnungen nicht auf die Steuer hinweisen. Wer in einer Rechnung eine Steuer ausweist, obwohl er zu deren Ausweis nicht berechtigt ist, oder wer für eine Leistung eine zu hohe Steuer ausweist, schuldet die ausgewiesene Steuer, es sei denn:
  • es erfolgt eine Korrektur der Rechnung durch ein schriftliches, empfangsbedürftiges, dem bisherigen Empfänger zugestelltes Dokument, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und diese widerruft; oder
  • es wird nachgewiesen, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist, wobei dem Bund namentlich dann kein Steuerausfall entsteht, wenn der Rechnungsempfänger keinen Vorsteuerabzug vorgenommen hat oder die geltend gemachte Vorsteuer dem Bund zurückerstattet worden ist.

Anhang I: MWST-Checkliste am Ende des Geschäftsjahres

  
 
 

Anhang II: Umsatzabstimmung über das Geschäftsjahr 1. Januar bis 31. Dezember 2010 - Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten / verbuchung netto. 

Ausschliesslich steuerbare Umsätze zum Normalsatz
 
 
 

Anhang III: Umsatzabstimmung über das geschäftsjahr 1. Januar bis 31. Dezember 2010 - Abrechnung nach vereinbarten Entgelten / Verbuchung brutto

Sowohl Umsätze zum Normalsatz als auch zum reduzierten Satz
 
 

 (4) Anhang: Neues Rechnungslegungsrecht; „Vereinfachte/eingeschränkte“ Buchführung und die MWST

 (4.1) Allgemeines zur „vereinfachten/eingeschränkten“ Buchführung anhand einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung (inkl. Angabe der Vermögenslage)

(4.1.1) Einleitung

Für Kleinstunternehmen (Umschreibung der Kleinstunternehmen; vgl. nachfolgende Ziff. 4.1.4.1) besteht die Möglichkeit die „vereinfachte“ beziehungsweise „eingeschränkte“ Buchführung in Form von einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung (inkl. Angabe der Vermögenslage) anzuwenden. Aus Vereinfachungsgründen wird in den nachfolgenden Ausführungen nur noch der Begriffe „Einnahmen- und Ausgabenrechnung“ verwendet.

In der nachfolgenden Ziffer 4.1.2 wird der Wortlaut von Artikel 957 OR wiedergegeben. Die Absätze 2 und 3 betreffen die Kleinstunternehmen, die eine Einnahmen- und Ausgabenrechnung anwenden können. Auf diese beiden Absätze wird in den nachfolgenden Ziffern detailliert eingegangen.

(4.1.2) Rechtliche Grundlage (Art. 957 OR)

  1. Der Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung gemäss den nachfolgenden Bestimmungen unterliegen:
    1. Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die einen Umsatzerlös von mindestens 500‘000 Franken im letzten Geschäftsjahr erzielt haben;
    2. juristische Personen.

  2. Lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage müssen Buch führen:
    1. Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als 500‘000 Franken Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr;
    2. diejenigen Vereine und Stiftungen, die nicht verpflichtet sind, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen;
    3. Stiftungen, die nach Artikel 83b Absatz 2 ZGB von der Pflicht zur Bezeichnung einer Revisionsstelle befreit sind.

  3. Für die Unternehmen nach Absatz 2 gelten die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss.

(4.1.3) Definition „Umsatzerlös“

In Artikel 959b OR wird u.a. für die Darstellungsform der Erfolgsrechnung der Begriff „Nettoerlöse aus Lieferungen und Leistungen“ verwendet. Die Begriffe „Nettoerlöse“ oder „Nettoumsatz“ sind identisch mit dem in Artikel 957 OR verwendeten Grössenkriterium beziehungsweise mit dem Begriff „Umsatzerlös“.


Entgeltsminderungen sind bei der Bestimmung der Höhe des Umsatzerlöses vom Geld- und Güterzugang aus Lieferungen und Dienstleistungen abzuziehen.


Mögliche Entgeltsminderungen sind Rabatte, Skonti, Mängelrügen, Debitorenverluste, Umsatzboni, Treueprämien, Rabattvergütungen, Rückvergütungen, Stornierungen, Rücknahmen von Umschliessungen usw.


Für die Bestimmung, ob ein Unternehmen der (vollumfänglichen) Buchführung und Rechnungslegung (Art. 957 Abs. 1 OR) oder der „vereinfachten/eingeschränkten“ Buchführung im Sinne von Artikel 957 Absatz 2 OR unterliegt, ist der „Umsatzerlös“ beziehungsweise sind die „Nettoerlöse“ immer exklusive MWST zu betrachten. Die Umrechnung erfolgt immer zu den jeweiligen gesetzlichen Steuersätzen (2,5 %, 3,8 % oder 8 %), auch wenn die Saldo- oder Pauschalsteuersatzmethode angewendet wird (vgl. dazu auch nachfolgendes Beispiel).

Die in Artikel 18 Absatz 2 MWSTG aufgezählten Mittelflüsse stellen aus der Sicht der MWST sogenannte „Nicht-Entgelte“ dar und unterliegen nicht der Steuer beziehungsweise sind nicht zu versteuern. Solche Mittelflüsse stellen i.d.R. aber aus der Sicht des Obligationenrechts „Umsatzerlöse“ dar und die Pflicht zur „vereinfachten/eingeschränkten“ oder vollumfänglichen Buchführung im Sinne von Artikel 957 OR muss je nach Situation eingehend geprüft werden.


Dividendenerträge stellen aus der Sicht der MWST Nicht-Entgelte im Sinne von Artikel 18 Absatz 2 Buchstabe f MWSTG dar. Aus der Sicht des Obligationenrechts handelt es sich aber um Umsatzerlöse und eine (mögliche) Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung bleibt bestehen.


Umsatzerlöse sind nicht nur Nettoerlöse aus Lieferungen und Leistungen, sondern auch andere betriebliche und betriebsfremde Erträge wie Finanzerträge (Zins- und Dividendenerträge oder Kursgewinne auf Wertschriften), Liegenschaftserträge und nichtbetriebsnotwendige Vermögenswerte, die einen Ertrag abwerfen.


Beispiel

Ermittlung des massgebenden Umsatzerlöses unter Anwendung der Saldosteuersatzmethode

Emil Müller (Einzelunternehmen mit 2 Mitarbeiter, Abrechnungsmethode Saldosteuersatz und vereinnahmte Abrechnungsart) betreibt ein Sanitärinstallationsgeschäft im Raum St. Gallen. Die Umsatzseite der Erfolgsrechnung weist für das Geschäftsjahr 2013 folgende Zahlen aus:

in CHF
Vereinnahmte Erlöse aus Arbeiten (inkl. 8 % MWST)525‘000
Zunahme Debitoren (inkl. 8 % MWST)10‘000
Abnahme Delkredere (ohne MWST)2‘000
Geschuldete MWST (2,9 % SSS auf CHF 525‘000)- 15‘225
Finanzerträge (Zinsen und Dividenden) 1‘000
Total Umsatz im 2013 522‘775

Für die Beurteilung, ob nun eine (vollumfängliche) Buchführung und Rechnungslegung gemäss Artikel 957 Absatz 1 OR besteht, sind insbesondere die Erlöse aus Arbeitenexklusive MWST(zum gesetzlichen Steuersatz) ohne Abnahme Delkredere zu betrachten:

in CHF
Vereinnahmte Erlöse aus Arbeiten (inkl. 8 % MWST)525‘000
Abzüglich 8 % MWST (CHF 525‘000 : 108 x 8)- 38‘889
Zwischentotal Nettoerlöse exkl. MWST486‘111
Zunahme Debitoren (inkl. 8 % MWST)10‘000
Abzüglich 8 % MWST (CHF 10‘000 : 108 x 8) - 741
Zwischentotal Debitoren exkl. MWST9’259
Finanzerträge (Zinsen und Dividenden) 1‘000
Relevante Umsatzerlöse im 2013 (Art. 957 Abs. 2 OR)496‘370

Falls Emil Müller seine Buchhaltung des Jahres 2013 anhand der Einnahmen- und Ausgabenrechnung geführt hat, kann er dies auch für das Jahr 2014 beibehalten.

(4.1.4) Kleinstunternehmen im Sinne von Artikel 957 Absatz 2 OR

(4.1.4.1) Umschreibung der Kleinstunternehmen

Mögliche Kleinstunternehmen sind:

  • Einzelunternehmen (z.B. Nicole Hengartner Kosmetikstudio, Bruno Falk, Hotel Sonne oder Hans Müller Elektrogeschäft) und Personengesellschaften (Meier & Müller oder Baumann & Co.) mit einem jährlichen Umsatzerlös von weniger als 500‘000 Franken;
  • nicht gewinnorientierte Vereine und Stiftungen (z.B. Musikverein Harmonie, Tierschutz Hund, Gospelchor XY, Turnverein Niederwil und Kirchen- oder Familienstiftungen), die nicht im Handelsregister einzutragen sind (Bedingung der Nicht-Eintragung im Handelsregister: der Verein oder die Stiftung verfolgt kein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe); und
  • Stiftungen, die von der Revisionsprüfungspflicht befreit sind.

Auch wenn ein Einzelunternehmen oder eine Personengesellschaft im Handelsregister eingetragen ist, besteht die vollumfängliche Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung (i.d.R. Erstellen einer Bilanz und Erfolgsrechnung) erst ab einem Umsatzerlös von mindestens 500‘000 Franken pro Jahr (vgl. dazu Art. 957 Abs. 1 OR; Ziff. 4.1.2).


4.1.4.2 „Freie Berufe“ und deren Buchführungspflichten im neuen Rechnungslegungsrecht

Natürliche Personen, die einen „freien Beruf“ ausüben, müssen sich nicht ins Handelsregister eintragen lassen. Unter den Begriff der „freien Berufe“ fallen beispielsweise selbstständige Anwälte, Notare, Architekten, Ingenieure, Geometer, Ärzte, Apotheker oder Drogisten. Es ist aber entnommen werden, dass im neuen Rechnungslegungsrecht die Buchführungspflicht nicht mehr von der Pflicht von einem Handelsregistereintrag abhängig ist.


Natürliche Personen beziehungsweise Selbstständigerwerbe, die einen „freien Beruf“ ausüben und damit mindestens 500‘000 Franken Umsatzerlöse erzielen, unterliegen gemäss Artikel 957 Absatz 1 OR der Buchführungspflicht und haben somit auch die Vorschriften zur Rechnungslegung (Darstellung der Bilanz und Erfolgsrechnung, Bewertung usw.) entnommen werden.

 (4.2) Einnahmen- und Ausgabenrechnung

(4.2.1) Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 1 - 5 OR)

Es muss sichergestellt sein, dass die Einnahmen- und Ausgabenrechnung vollständig und lückenlos geführt wird sowie wahrheitsgetreu ist. Die Erfassung der Geschäftsfälle hat systematisch zu erfolgen und der Belegnachweis für die einzelnen Buchungsvorgänge muss vorhanden sein (vgl. Art. 957a Abs. 2 Ziff. 1 - 5 OR). Bei allen Einnahmen und Ausgaben sind ausser dem Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls auch die Namen der Leistungserbringer und der Empfänger anzugeben. Bei den Ausgaben ist immer auch der Zahlungsgrund beziehungsweise Zahlungszweck anzugeben. Ebenfalls muss die Einnahmen- und Ausgabenrechnung zweckmässig aufgebaut und der Grösse des Unternehmens angepasst sein.

 

Die Nachprüfbarkeit beziehungsweise Prüfspur muss jederzeit gewährleistet sein. Unter einer Prüfspur versteht man die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg (Buchungsbeleg;  Ziff. 4.3.2 und 4.4) über die Einnahmen- und Ausgabenrechnung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung.

 

Weitere Einzelheiten zur Prüfspur können der Ziffer 1.5 entnommen werden.


(4.2.2) Aufbau einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung

Die Einnahmen- und Ausgabenrechnung muss pro Konto der flüssigen Mittel des Unternehmens anhand eines Kassa-, Post- oder Bankbuchs oder einer gleichwertigen Aufstellung erstellt werden.

Eine gleichwertige Aufstellung beziehungsweise als ein Bestandteil einer Einnahmen- und Ausgabenrechnung dienen aber auch die Originale der Auszüge der Geschäftskonti von Post und/oder Bank. Diese werden i.d.R. mit internen Kontierungshinweisen (Konto, MWST-Steuercode, ggf. Privatbezüge oder -einlagen usw.) ergänzt.


Bei der Führung des Kassa-, Post- oder Bankbuchs muss die Integrität (Echtzeit und Unverfälschbarkeit) im Sinne von Artikel 3 der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV; vgl. nachfolgende Ziff. 4.3.1) gewährleistet sein.


Die steuerpflichtige Person hat ihre Geschäftsbücher, d.h. in diesem Fall die Einnahmen- und Ausgabenrechnung, ordnungsgemäss zu führen und derart einzurichten, dass sich aus der für die Feststellung der Steuerpflicht sowie für die Berechnung beziehungsweise Deklaration der Umsätze, Leistungen, die der Bezugsteuer unterliegen und abziehbaren Vorsteuern (inkl. Vorsteuerkorrekturen) massgebenden Tatsachen leicht und zuverlässig ermitteln lassen.

Für die Belange der MWST muss neben der Einnahmen- und Ausgabenrechnung auch noch eine Zusammenfassung aller Einnahmen (Unterteilung in steuerbare, steuerbefreite, von der Steuer ausgenommene Umsätze, Verkäufe von Betriebsmitteln und Nicht-Entgelte usw.) und Ausgaben (z.B. alle Zahlungen für den Waren- und Materialaufwand, Personalaufwand und sonstiger Betriebsaufwand sowie Privatanteile) pro Geschäftsjahr (s. aber auch nachfolgende Ziff. 4.3.2) erstellt werden.


Als Grundlage dieser Zusammenfassung kann das Hilfsblatt für Selbstständigerwerbende ohne kaufmännische Buchhaltung der jeweiligen kantonalen Steuerverwaltungen (nachfolgend als „kantonales Hilfsblatt“ bezeichnet), das jeweils aufgrund der persönlichen Steuererklärung zwingend ausgefüllt werden muss, dienen. Dieses Hilfsblatt wird je nach Kanton auch als Formular oder Fragebogen bezeichnet.

Das „kantonale Hilfsblatt“ muss mit den relevanten Daten und Angaben zur MWST (vgl. die obigen Ausführungen) ergänzt werden. Das ergänzte „kantonale Hilfsblatt“ dient als Grundlage für die jährliche zu erstellende Finalisierung im Sinne von Artikel 72 MWSTG und Artikel 126 - 129 MWSTV (u.a. Frist von 6 Monaten).

Die Führung eines Kassabuchs als Bestandteil der Einnahmen- und Ausgabenrechnung ist für Kleinstunternehmen mit regen Barverkehr (z.B. für Betriebe im Gastgewerbe, Take away-Betriebe, Marktfahrer, Direktvermarkter, Coiffeursalon, Kiosk, Dorfladen und dgl.) unabdingbar. Das Kassabuch ist der Dreh- und Angelpunkt aller Aufzeichnungen. Im Kassabuch sind die Einnahmen und Ausgabenfortlaufend, lückenlos und zeitnahaufzuzeichnen und durch Kassastürze regelmässig zu kontrollieren. Beispielsweise hat ein Restaurant das Total der Einnahmen gemäss der Rekapitulation der Registrierkasse täglich im Kassabuch nachzutragen.

(4.2.3) Nachweis Vermögenslage (Art. 957 Abs. 2 OR) beziehungsweise Geschäftsvermögen zu Beginn und am Ende einer Steuerperiode (Art. 128 Abs. 1 Bst. b MWSTV)

Neben der Einnahmen- und Ausgabenrechnung müssen die Anfang- und Endbestände der Vermögensteile (wie z.B. flüssige Mittel [Kassa, Post, Bank], Forderungen, Vorräte, angefangene Arbeiten (inkl. noch nicht fakturierte Dienstleistungen), Anlagegüter oder Lieferantenverbindlichkeiten) separat festgehalten werden.


Weitere Vermögensteile könnten Anzahlungen an Lieferanten für Vorräte oder Anlagegüter (mit Vorsteuerabzug) sein.


Anzahlungen von Kunden müssen beim Erhalt als Umsatz versteuert werden und müssen für die Abklärung einer möglichen Steuerpflicht berücksichtigt werden. Anzahlungen von Kunden sind als „Minusposition“ bei den Vermögensteilen in Abzug zu bringen (analog den Lieferantenrechnungen).

Als Ausgangslage für die Erfassung der Vermögensteile mit Anfang- und Endbestand könnte wiederum das „kantonale Hilfsblatt“ ( Ziff. 4.2.2) dienen.


Welche Aufzeichnungen zur fortlaufenden Feststellung der einzelnen Vermögensteile notwendiger- oder sinnvollerweise zu führen sind, hängt auch von der Art und Grösse des Unternehmens ab.

 (4.3) Geschäftsbücherverordnung und Buchungsbelege

(4.3.1) Geschäftsbücherverordnung

Die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) wurde in Bezug auf die Aufbewahrung von Geschäftskorrespondenz angepasst. Es handelt sich um eine rein formelle Anpassung der GeBüV an die neuen Vorgaben von Artikel 958f OR.

In vielen Fällen ist die Geschäftskorrespondenz für die Buchführung und Rechnungslegung ohne einen entsprechenden Erkenntniswert. Aus diesem Grund wurde der Begriff „Geschäftskorrespondenz“ in diversen Artikeln der GeBüV gestrichen. Weitere Ausführungen zur Geschäftskorrespondenz und deren Aufbewahrung können der nachfolgenden Ziffer 4.4 entnommen werden.


Weitere Einzelheiten zu diesem Thema können der Ziffern 1.5 und 1.6.1 entnommen werden. 

(4.3.2) Buchungsbelege im Sinne von Artikel 957a Absatz 3 OR

Als Buchungsbelege gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können. So gelten beispielsweise auch Debitoren- oder Lieferantenrechnungen als Buchungsbelege.


Geschäftskorrespondenz kann einen teilweisen oder vollständigen Buchungsbeleg gemäss Artikel 957a Absatz 3 OR darstellen. Jede Buchung muss belegt werden können (Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 und 5 OR).


Weitere Einzelheiten zu diesem Thema können der Ziffer 1.6.1 entnommen werden.


 (4.4) Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege (Art. 958f OR)

Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres. Der Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren. Zur Aufbewahrung sind die im Zuge des neuen Rechnungslegungsrechts angepassten Ausführungen in Artikel 70 Absatz 2 MWSTG (vgl. Ausführungen in Einleitende Erläuterungen) entnommen werden.

Geschäftsunterlagen, im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen sind während 20 Jahren gemäss Artikel 70 Absatz 3 i.V.m. Artikel 42 MWSTG aufzubewahren.


Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit lesbar gemacht werden können. Geschäftskorrespondenzen müssen in Zukunft nur noch aufbewahrt werden, wenn sie die Funktion eines Buchungsbelegs haben. Ferner sind auch die Bestimmungen der Verordnung des EFD über elektronische Daten und Informationen (EIDI-V) zu berücksichtigen (Art. 122 - 125 MWSTV).


Als (Buchungs)-Belege gelten beispielsweise:

Bestellungen, Lieferantenrechnungen, Kopien der Ausgangsrechnungen, Kauf- und Mietverträge, Zahlungsbelege, Registrierkassenstreifen, Quittungsdoppel, Ein- und Ausfuhrveranlagungsverfügungen der EZV (die elektronischen Dateien der Veranlagungsverfügungen sind entsprechend aufzubewahren; sog. eVV) , Hilfsbücher, interne Belege wie Arbeitsrapporte, Werkstattkarten, Materialbezugsscheine, Baukostenabrechnungen oder Baupläne, Zusammenstellungen für die MWST-Abrechnungen, die MWST-Abrechnungen wie auch Geschäftskorrespondenzen, die allenfalls die Funktion eines Buchungsbelegs haben.


Weitere Einzelheiten zu diesem Thema können der Ziffern 1.6.2 und 1.10 sowie dem Anhang 4 (Ziff. 4.3.1) entnommen werden.

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